Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- gemeindebuero [2025/02/09 22:05] – [1.1 Auswertungen] root
+++ gemeindebuero [2025/05/27 20:29] (aktuell) – [5.1 Person wohnt bei anderer Person oder bei Familie] root
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 ===== - Adressliste =====
+**Vorbemerkung:** Die Adressenliste gehört zu den Auswertungen. [[gemeindebuero#auswertungen|Weiter unten]] wird beschrieben, welche Auswertungen es noch gibt und wo sie zu finden sind.
 Die Adressliste für die Gemeinde zu führen, ist i.d.R. eine der Grundaufgaben im Gemeindebüro (GB). Das GB selbst, aber auch die Pfarrer und ggf. weitere Personen ist sie ein wichtiges Arbeitsmittel. Eine gut geführte Adressliste ist auch Grundlage u.a. für:
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-==== - Auswertungen ====
+===== - Auswertungen =====
-Sämtliche Auswertungen werden von der DB automatisch und regelmäßig hergestellt und in der NextCloud zum Download zur Verfügung gestellt, vgl. dazu [[architektur|Architektur]]. Dazu gehören:
+Sämtliche Auswertungen werden von der DB automatisch und regelmäßig hergestellt und in der [[https://cgnc.wb-rz.de|NextCloud]] zum Download zur Verfügung gestellt, vgl. dazu [[architektur|Architektur]]. Dazu gehören:
 ^ Name ^ Beschreibung ^ Dateiname ^
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 Auch die Etiketten werden in der NextCloud zum Download zur Verfügung gestellt. Anders als bei den übrigen Auswertungen werden sie aber nicht regelmäßig, sondern auf Anforderung hergestellt. Die Datei heißt dann etwa ''Etiketten-2025-01-10-11-57'', was bedeutet, dass diese Etiketten am 10. Januar 2025 um 11:57 Uhr angefordert wurden.
+==== - Wo finde ich die Auswertungen? ====
+Alle Auswertungen werden in der Cloud bereitgestellt. Das ist eine NextCloud, die von der Christengemeinschaft betrieben wird.
+=== - Zugang über den Browser ===
+Die NextCloud ist über https://cgnc.wb-rz.de erreichbar. Dort muss man sich anmelden und bekommt Zugang auf die Tagungs-Daten. In dem Verzeichnis ''DB'' finden sich dann alle Auswertungen.
+=== - Synchronisieren mit dem lokalen Dateisystem ===
+Arbeitet man regelmäßig mit der Datenbank, empfielt sich die Synchronisation der NextCloud mit dem lokalen Datensytem. Dann kann man über den Dateimanager auf die Daten zugreifen, als wären sie lokal gespeichert.
+Die Apps dazu finden sich auf der [[https://nextcloud.com/de/install/#install-clients|Internetseite der NextCloud]]. Dort finden sich auch Anleitungen zur Einrichtung. Man braucht dafür die normalen Anmeldedaten und die schon genannte Internet-Adresse der NextCloud: https://cgnc.wb-rz.de
+=== - Apps für das Smartphone ===
+Schließlich kann man sich auch auf dem Smartphone eine App für die NextCloud installieren, s.d. man die Auswertungen auch so anschauen kann.
 ===== - Gruppen und Versandarten =====
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 Die Abkürzungen der Gruppen können später ohne Probleme geändert werden, insb. auch dann, wenn den Gruppen bereits Personen und/oder Familien zugeordnet wurden. Die Änderungen werden für sämtliche dieser Einträge wirksam.
-Etwas Vorsicht ist beim Löschen von Gruppen geboten: Löscht man eine Gruppe, werden nicht etwa auch alle Personen und Familien aus dieser Gruppe aus der Adressliste gelöscht, sondern es werden deren Zuordnungen zu der gelöschten Gruppe gelöscht.
+Etwas Umsicht ist beim Löschen von Gruppen geboten: Löscht man eine Gruppe, werden nicht etwa auch alle Personen und Familien aus dieser Gruppe aus der Adressliste gelöscht, sondern es werden deren Zuordnungen zu der gelöschten Gruppe gelöscht.
+Auf der anderen Seite kann das Konzept der Gruppen daher auch gut für Projekte genutzt werden: Soll z.B. eine einmalige größere Veranstaltung von einem eigenen Team vorbereitet werden, kann für dieses Team eine Gruppe eingerichtet werden, s.d. man z.B. eine Team-Liste verfügbar hat, eMails an die Mitgliederdes Teams verschicken kann, oder Adressetiketten für das Team ausdrucken kann. Ist das Projekt abgeschlossen, kann die Gruppe ohne Weiteres wieder gelöscht werden.
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 Die zweite Variante ist flexibler, denn neben der Gruppe ''GP'' für //Gemeindeprogramm// könnte es auch Gruppen wie ''FP'' für //Familienprogramm// usw. geben. Sie erfordert aber mehr Arbeit bei der Erfassung der Daten und Geistesgegenwart bei Änderungen und Ergänzungen: Man muss eben für den Versand des Gemeindeprogramms immer sowohl an die Versandart als auch an die Gruppe(n) denken.
+==== - Technisches ====
+Wen es interessiert, erfährt hier etwas über die Technik, mit der die Gruppen und Versandarten für Personen und Familien hinter den Kulissen in der DB realisert werden. Das mag zum besseren Verständnis beitragen und vielleicht die Benutzung nachvollziehbarer machen.
+++++ Weiter lesen |
+Personen und Familien werden in jeweils einer DB-Tabelle geführt: ''tbl_person'' und ''tbl_familie''. Für jedes Feld wie Name, Vorname, Straße usw. gibt es in diesen Tabellen jeweils eine Spalte.
+Gruppen und Versandarten werden ebenso in jeweils einer eigenen DB-Tabelle geführt: ''tbl_gruppe'' und ''tbl_versandart''. In diesen beiden Tabellen steht im Wesentlichen jeweils die Abkürzung (''kurz_bez'') und die Bezeichnung der Gruppe bzw. Versandart.
+Um nun Personen und Familien Gruppen und Versandarten zuordnen zu können, werden vier (!) weitere DB-Tabellen geführt:
+^ Tabelle ^ verknüpft ^
+| ''tbl_person_gruppe'' | Person und Gruppe |
+| ''tbl_person_versandart'' | Person und Versandart |
+| ''tbl_familie_gruppe'' | Familie und Gruppe |
+| ''tbl_familie_versandart'' | Familie und Versandart |
+Grafisch sieht das dann so aus:
+<uml>
+package "Personen und Familien" <<Rectangle>> {
+    class Person {
+            tbl_person
+            --
+            id : num
+            name : text
+            vorname : text
+            ...
+            }
+    class Familie {
+            tbl_familie
+            --
+            id : num
+            bez : text
+            strasse : text
+            ...
+            }
+    }
+package Helferlein <<Rectangle>> {
+    class Gruppe {
+            tbl_gruppe
+            --
+            kurz_bez
+            bezeichnung
+            }
+    class Versandart {
+            tbl_versandart
+            --
+            kurz_bez
+            bezeichnung
+            }
+    }
+package Verknüpfungen <<Rectangle>> {
+    metaclass "Person/Gruppe" as pg {
+            tbl_person_gruppe
+            --
+            person_id : num
+            gruppe_kurz_bez : text
+            }
+    metaclass "Person/Versandart" as pv {
+            tbl_person_versandart
+            --
+            person_id : num
+            versandart_kurz_bez : text
+            }
+    metaclass "Familie/Gruppe" as fg {
+            tbl_familie_gruppe
+            --
+            familie_id
+            gruppe_kurz_bez
+            }
+    metaclass "Familie <-> Versandart" as fv {
+            tbl_familie_versandart
+            --
+            familie_id : num
+            versandart_kurz_bez : text
+            }
+    }
+Person <-- pg
+pg --> Gruppe
+Person <-- pv
+pv --> Versandart
+Familie <-- fg
+fg --> Gruppe
+Familie <-- fv
+fv --> Versandart
+</uml>
+Gehört nun z.B. Fritz Müller (eine Person) mit ''ID=27'' den Gruppen M und GR an (ist also Mitglied und im Gemeinderat), so gibt es dafür in der Tabelle ''tbl_person_gruppe'' zwei Zeilen:
+^ person_id ^ gruppe_kurz_bez ^
+|  ... | ... |
+|  27 | ''M'' |
+|  27 | ''GR'' |
+|  ... | ... |
+Für die anderen Verknüpfungen funktioniert das entsprechend.
+Um das Ganze einigermaßen komfortabel bedienen zu können, gibt es in der GUI rechts neben den Personen- bzw. Familien-Daten jeweils die beiden Aufzählungen der Gruppen und Versandarten. Letztlich werden hier die Datensätze aus den Verknüpfungstabellen verwaltet.
+++++
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+==== - Person wohnt bei anderer Person oder bei Familie ====
+Häufig hat man den Fall, dass mehrere Personen einem gemeinsamen Haushalt angehören. In der Regel werden das Mitglieder einer Familie sein, aber auch andere Szenarien sind denkbar, z.B. ein Gast aus einem Schüleraustausch o.ä.
+Um nicht für alle solche Personne die Adress- und Kontaktdaten erfassen zu müssen, kann man diese Daten zunächst für eine Person oder Familie erfassen und dann für jede weitere Person angeben, dass sie eben bei dieser Familie oder Person wohnt. Dafür füllt man im Formular eins der Felder ''Wohnt bei Person'' oder ''Wohnt bei Familie'' aus.
+In beiden Feldern kann die Suche jeweils eingeschränkt werden, indem man ein paar Buchstaben des Namens eingibt und dann die Leertaste drückt. Dann öffnet sich eine Auswahlliste mit passenden Personen bzw. Familien.
+Beim Erstellen der Gesamtliste und auch sonst "erbt" eine Person dann Adress- und Kontaktdaten von dem, wo sie wohnt, soweit sie nicht selbst diese Adress- und Kontaktdaten hat. Wohnt z.B. Fritzchen Müller bei Familie Müller und ist für Fritzchen keine Straße erfasst, dann bekommt Fritzchen die Strasse von der Familie.
+**Wichtig:** //Erben// heißt hier nicht, dass Fritzchen tatsächlich in seinen eigenen Datensatz eine Strasse eingefügt bekommt, sondern nur, dass bei den Auswertungen die Strasse von der Familie geholt wird.
+Vererbt werden folgende Felder:
+  * Adresszusatz
+  * Straße
+  * PLZ und Ort
+  * Land und Land-Abkürzung
+  * E-Mail Adresse
+Die übrigen Kontaktdaten werden ergänzt um die Kontaktdaten der Familie/Person, bei der jemand wohnt.
+Geerbt werden nur solche Felder, die nicht ausgefüllt sind. Hat Fritzchen z.B. eine eigene E-Mail-Adresse, so erbt er sie nicht von anderen.
+Zieht Fritzchen irgendwann aus, um z.B. eine Ausbildung in einer anderen Stadt zu beginnen, kann man für ihn dann die neue Adresse erfassen und den Eintrag im Feld ''Wohnt bei Familie'' bzw. ''Wohnt bei Person'' löschen.
 ===== - Beziehungen zwischen Personen =====
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   * Bei Umzügen einer Familie muss die Adresse nur einmal geändert werden.
   * Aussagekräftige Einträge in den Listen insb. bei Partnern mit unterschiedliechen Nachnamen. Da würde z.B. ein entsprechender Verweis auf den Partner erscheinen.
+~~DISCUSSION~~