Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- gemeindebuero [2025/03/10 23:41] – [1.1 Auswertungen] root
+++ gemeindebuero [2026/09/14 08:52] (aktuell) – [4.2 eMail] root
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-====== Gemeindebüro: Typische Abläufe ======
+====== Gemeindebüro ======
 Zurück: [[start|Startseite]]
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 ===== - Adressliste =====
+**Vorbemerkung:** Die Adressenliste gehört zu den Auswertungen. [[gemeindebuero#auswertungen|Weiter unten]] wird beschrieben, welche Auswertungen es noch gibt und wo sie zu finden sind.
 Die Adressliste für die Gemeinde zu führen, ist i.d.R. eine der Grundaufgaben im Gemeindebüro (GB). Das GB selbst, aber auch die Pfarrer und ggf. weitere Personen ist sie ein wichtiges Arbeitsmittel. Eine gut geführte Adressliste ist auch Grundlage u.a. für:
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-==== - Auswertungen ====
+===== - Auswertungen =====
 Sämtliche Auswertungen werden von der DB automatisch und regelmäßig hergestellt und in der [[https://cgnc.wb-rz.de|NextCloud]] zum Download zur Verfügung gestellt, vgl. dazu [[architektur|Architektur]]. Dazu gehören:
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-=== Wo finde ich die Auswertungen? ===
+==== - Wo finde ich die Auswertungen? ====
 Alle Auswertungen werden in der Cloud bereitgestellt. Das ist eine NextCloud, die von der Christengemeinschaft betrieben wird.
-=== Zugang über den Browser ===
+=== - Zugang über den Browser ===
 Die NextCloud ist über https://cgnc.wb-rz.de erreichbar. Dort muss man sich anmelden und bekommt Zugang auf die Tagungs-Daten. In dem Verzeichnis ''DB'' finden sich dann alle Auswertungen.
-=== Synchronisieren mit dem lokalen Dateisystem ===
+=== - Synchronisieren mit dem lokalen Dateisystem ===
 Arbeitet man regelmäßig mit der Datenbank, empfielt sich die Synchronisation der NextCloud mit dem lokalen Datensytem. Dann kann man über den Dateimanager auf die Daten zugreifen, als wären sie lokal gespeichert.
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-=== Apps für das Smartphone ===
+=== - Apps für das Smartphone ===
 Schließlich kann man sich auch auf dem Smartphone eine App für die NextCloud installieren, s.d. man die Auswertungen auch so anschauen kann.
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   - eMail-Versand auslösen
-Beides geschieht über die GUI unter ''Aktionen'' -> ''Etiketten'' bzw. ''Aktionen'' -> ''eMail-Versand''. In beiden Fällen muss man den Verteiler über die Gruppen und Versandarten festlegen.
+Beides geschieht über die GUI unter ''Aktionen''.
+In beiden Fällen muss man den Verteiler über die Gruppen und Versandarten festlegen.
 ==== - Verteiler festlegen ====
-Es stehen jeweils Auswahllisten für Gruppen und Versandarten zur Verfügung, aus denen jeweils keine, eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. Versandart(en) ausgewählt werden können. Der tatsächliche Verteiler ensteht dann aus einem der folgenden vier Fälle:
+Sowol für den Post- als auch den eMail-Versand muss jeweils der Verteiler festgelegt werden.
+Dafür stehen jeweils Auswahllisten für Gruppen und Versandarten zur Verfügung. Daraus werden jeweils keine, eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. Versandart(en) ausgewählt. Der tatsächliche Verteiler ensteht dann aus einem der folgenden vier Fälle:
 ^ Fall ^ Verteiler ^ Anmerkung ^
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-==== - eMail ====
+==== - eMail-Versand ====
+Es werden Klartext-Mails, optional mit Anhängen, verschickt. HTML-Formatierungen sind nicht möglich.
+Anhänge werden ab einer bestimmten Gesamtgröße nicht als Anhang mitgeschickt. Stattdessen wird dann ein geschützer Link hergestellt, der in die Mail eingefügt wird. Man kann diese Link im Text platzieren durch eine Zeile, die nur ''[anhänge]]'' enthält. Andernfalls werden die Links ans Ende der Mail gehängt.
 Für den eMail-Versand wird grundsätzlich für jeden Empfänger eine eigene eMail verschickt. So wird sichergestellt, dass der Verteiler für die Empfänger nie sichtbar ist.
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 | Zurücksetzen | Alle Felder werden gellert bzw. die Signatur wird eingefügt. |
+=== Technischer Hintergrund ===
+Der eMail-Versand erscheint auf den ersten Blick ganz einfach: Jeder Empfänger aus dem Verteiler
+erhält dieselbe eMail, und zwar von der üblichen eMail-Adresse der Gemeinde.
+Technisch gesehen würde das über den entsprechenden SMTP-Server abgewickelt.
+Es gibt, wie sich herausstellte, aber ein paar Stolpersteine:
+  * Die meisten SMTP-Server haben verschiedene Limits konfiguriert, was die Anzahl von möglichen Sendungen oder Empfängern((Eine //Sendung// ist eine eMail, die aber mehrere Empfänger im ''To'', ''Cc'' oder ''Bcc'' haben können. Je nach dem, ob //Sendungen// oder //Empfänger// gezählt bzw. limitiert werden, kann das sehr unterschiedlich ausfallen.))
+  * Solche Limits sind im Prinzip gut und richtig als Schutz vor Spam und anderem.
+  * Nicht immer kann man als Kunde diese Limits ändern oder ändern lassen.
+  * Insb. auch der Hoster der typischen eMail-Adressen der Christengemeinschaft, also z.B. ''westdeutschland@christengemeinschaft.org'' hat solche Limits (z.B. 250 Empfänger pro Stunde). Und unsere internen Ansprechpartner scheinen nicht gewillt, daran etwas zu ändern.
+  * Manche Anbieter von eMail-Accounts verbieten sogar explizit den Versand von Newslettern über diese eMail-Adressen.
+**Damit ist der Versand von eMails z.B. an die ganze Gemeinde über //normale// eMail-Accounts viel zu fragil.**
+Nur, wenn für eine bestimmte Gemeinde geklärt ist, dass die nötigen Voraussetzungen durch ihre eigene, "normal" eMail-Adresse erfüllt sind, können darüber die Versände laufen.
+Für alle anderen musste, als das alles klar wurde, eine andere Lösung her.
+Es gibt Anbieter genau für solche Anwendungen. Dazu gehört u.a. [[https://www.brevo.com/de/|Brevo]]
+Dort habe ich einen Account eingerichtet.
+Die Nutzung dieses Accounts setzt umgekehrt voraus, dass zwischen der Gemeinde und dem Betreiber (also mir) Einigkeit und das nötige Vertrauen besteht, dass der automatisch Mail-Versand ausschließlich legal und im Sinne seiner Bestimmung verwendet wird.
+=== Brevo-Eigenschaften ===
+Der Brevo-Account nimmt eine Reihe von Sicherheits-Klärungen vor, bevor der erste Massen-Versand überhaupt möglich wird.
+  * Zunächst wird eine Absender-Domain verifiziert/legitimiert, von der aus alle Massen-Versände später erfolgen. In unserem Fall ist das ''srv-cg.de''
+  * Dann können (und müssen) einzelne "Absender" eingerichtet werden, z.B. einer pro Gemeinde, die versenden will.
+  * Für diese Gemeinden ist eine eMail-Adresse ''@srv-cg.de'' einzurichten, z.B. ''karlsruhe@srv-cg.de''
+  * Alles das obliegt zunächst dem Administrator/Eigentümer des Brevo-Accounts; das bin zur Zeit ich.
+=== Einstellungen für den eMail-Versand ===
+Im Datensatz der jeweiligen Gemeinde, den der Administrator anlegen und pflegen muss, sind für den automatischen Mail-Versand folgende Einstellungen nötig:
+**''Mail Absender-Name'':** Eigenlich klar: ein (kurzer), sprechender Name. Beispiel: "Gemeinde Karlsruhe".((Der formale Name "Die Christengemeinschaft kdöR, Gemeinde Karlsruhe"" ist hier zu vermeiden und würde auch keinen Sinn ergeben.)) **Besonderheit bei Brevo:** Dieser Name //muss übereinstimmen// mit der entsprechenden Absender-Einstellung.
+**''Mail From'':** Eigentlich auch klar: die eMail-Adresse der Gemeinde. **Besonderheit bei Brevo:** Das ist unbedingt die Absender-eMail-Adresse, die beim Brevo-Absender eingerichtet ist, damit also eine ''@srv-cg.de''-Adresse; Beispiel: ''karlsruhe@srv-cg.de''
+**''Mail Reply'':** Die "normale" eMail-Adresse der Gemeinde. (Sollte auch gesetzt werden, wenn identisch mit ''Mail From''.)
+**''Mail Signatur'':** Ein Text, der jeder Mail angehängt wird. In aller Regel sind das Absenderangaben wie Adresse, Telefonnummer usw. Sollte den Mail-Konventionen folgend mit einer Zeile beginnen, die nur zwei Bindestriche enthält ''--''.
+**''SMTP-Server'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-Server von Brevo (für alle gleich).
+**''SMTP-Port'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-Port von Brevo (für alle gleich).
+**''SMTP-User'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-User von Brevo (für alle gleich).
+**''SMTP-Password'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-Password von Brevo (für alle gleich).
+==== - Post-Versand ====
+Der Post-Versand wird von der Datenbank insofern unterstützt, als Adress-Etiketten dafür bereitgestellt werden; genauer: ein PDF, das auf Etiketten ausgedruckt werden kann.
+Wie der Verteiler ausgewählt wird, wurde [[gemeindebuero#verteiler_festlegen|oben]] bereits beschrieben.
+Die Adress-Etiketten können wahlweise mit oder ohne Absender-Zeile erstellt werden. Die entsprechende Checkbox erklärt sich selbst.
+Der Button ''Etiketten herstellen'' erklärt sich selbst.
+Das PDF mit den Etiketten steht in der Regel nach etwa einer Minute, u.U. auch mal nach mehreren Minuten, in der NextCloud oder unter ''Auswertungen'' (dort muss man i.d.R. ''Neu laden'' drücken) zum Download zur Verfügung.
+Bitte beachten: Die PDF-Dateien mit Etiketten werden nach etwa einem Monat automatisch wieder gelöscht.
 ===== - Personen und Familien =====
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+==== - Person wohnt bei anderer Person oder bei Familie ====
+Häufig hat man den Fall, dass mehrere Personen einem gemeinsamen Haushalt angehören. In der Regel werden das Mitglieder einer Familie sein, aber auch andere Szenarien sind denkbar, z.B. ein Gast aus einem Schüleraustausch o.ä.
+Um nicht für alle solche Personne die Adress- und Kontaktdaten erfassen zu müssen, kann man diese Daten zunächst für eine Person oder Familie erfassen und dann für jede weitere Person angeben, dass sie eben bei dieser Familie oder Person wohnt. Dafür füllt man im Formular eins der Felder ''Wohnt bei Person'' oder ''Wohnt bei Familie'' aus.
+In beiden Feldern kann die Suche jeweils eingeschränkt werden, indem man ein paar Buchstaben des Namens eingibt und dann die Leertaste drückt. Dann öffnet sich eine Auswahlliste mit passenden Personen bzw. Familien.
+Beim Erstellen der Gesamtliste und auch sonst "erbt" eine Person dann Adress- und Kontaktdaten von dem, wo sie wohnt, soweit sie nicht selbst diese Adress- und Kontaktdaten hat. Wohnt z.B. Fritzchen Müller bei Familie Müller und ist für Fritzchen keine Straße erfasst, dann bekommt Fritzchen die Strasse von der Familie.
+**Wichtig:** //Erben// heißt hier nicht, dass Fritzchen tatsächlich in seinen eigenen Datensatz eine Strasse eingefügt bekommt, sondern nur, dass bei den Auswertungen die Strasse von der Familie geholt wird.
+Vererbt werden folgende Felder:
+  * Adresszusatz
+  * Straße
+  * PLZ und Ort
+  * Land und Land-Abkürzung
+  * E-Mail Adresse
+Die übrigen Kontaktdaten werden ergänzt um die Kontaktdaten der Familie/Person, bei der jemand wohnt.
+Geerbt werden nur solche Felder, die nicht ausgefüllt sind. Hat Fritzchen z.B. eine eigene E-Mail-Adresse, so erbt er sie nicht von anderen.
+Zieht Fritzchen irgendwann aus, um z.B. eine Ausbildung in einer anderen Stadt zu beginnen, kann man für ihn dann die neue Adresse erfassen und den Eintrag im Feld ''Wohnt bei Familie'' bzw. ''Wohnt bei Person'' löschen.
 ===== - Beziehungen zwischen Personen =====