Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- gemeindebuero [2025/05/27 20:29] – [5.1 Person wohnt bei anderer Person oder bei Familie] root
+++ gemeindebuero [2026/09/14 08:52] (aktuell) – [4.2 eMail] root
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-====== Gemeindebüro: Typische Abläufe ======
+====== Gemeindebüro ======
 Zurück: [[start|Startseite]]
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   - eMail-Versand auslösen
-Beides geschieht über die GUI unter ''Aktionen'' -> ''Etiketten'' bzw. ''Aktionen'' -> ''eMail-Versand''. In beiden Fällen muss man den Verteiler über die Gruppen und Versandarten festlegen.
+Beides geschieht über die GUI unter ''Aktionen''.
+In beiden Fällen muss man den Verteiler über die Gruppen und Versandarten festlegen.
 ==== - Verteiler festlegen ====
-Es stehen jeweils Auswahllisten für Gruppen und Versandarten zur Verfügung, aus denen jeweils keine, eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. Versandart(en) ausgewählt werden können. Der tatsächliche Verteiler ensteht dann aus einem der folgenden vier Fälle:
+Sowol für den Post- als auch den eMail-Versand muss jeweils der Verteiler festgelegt werden.
+Dafür stehen jeweils Auswahllisten für Gruppen und Versandarten zur Verfügung. Daraus werden jeweils keine, eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. Versandart(en) ausgewählt. Der tatsächliche Verteiler ensteht dann aus einem der folgenden vier Fälle:
 ^ Fall ^ Verteiler ^ Anmerkung ^
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-==== - eMail ====
+==== - eMail-Versand ====
+Es werden Klartext-Mails, optional mit Anhängen, verschickt. HTML-Formatierungen sind nicht möglich.
+Anhänge werden ab einer bestimmten Gesamtgröße nicht als Anhang mitgeschickt. Stattdessen wird dann ein geschützer Link hergestellt, der in die Mail eingefügt wird. Man kann diese Link im Text platzieren durch eine Zeile, die nur ''[anhänge]]'' enthält. Andernfalls werden die Links ans Ende der Mail gehängt.
 Für den eMail-Versand wird grundsätzlich für jeden Empfänger eine eigene eMail verschickt. So wird sichergestellt, dass der Verteiler für die Empfänger nie sichtbar ist.
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 | Zurücksetzen | Alle Felder werden gellert bzw. die Signatur wird eingefügt. |
+=== Technischer Hintergrund ===
+Der eMail-Versand erscheint auf den ersten Blick ganz einfach: Jeder Empfänger aus dem Verteiler
+erhält dieselbe eMail, und zwar von der üblichen eMail-Adresse der Gemeinde.
+Technisch gesehen würde das über den entsprechenden SMTP-Server abgewickelt.
+Es gibt, wie sich herausstellte, aber ein paar Stolpersteine:
+  * Die meisten SMTP-Server haben verschiedene Limits konfiguriert, was die Anzahl von möglichen Sendungen oder Empfängern((Eine //Sendung// ist eine eMail, die aber mehrere Empfänger im ''To'', ''Cc'' oder ''Bcc'' haben können. Je nach dem, ob //Sendungen// oder //Empfänger// gezählt bzw. limitiert werden, kann das sehr unterschiedlich ausfallen.))
+  * Solche Limits sind im Prinzip gut und richtig als Schutz vor Spam und anderem.
+  * Nicht immer kann man als Kunde diese Limits ändern oder ändern lassen.
+  * Insb. auch der Hoster der typischen eMail-Adressen der Christengemeinschaft, also z.B. ''westdeutschland@christengemeinschaft.org'' hat solche Limits (z.B. 250 Empfänger pro Stunde). Und unsere internen Ansprechpartner scheinen nicht gewillt, daran etwas zu ändern.
+  * Manche Anbieter von eMail-Accounts verbieten sogar explizit den Versand von Newslettern über diese eMail-Adressen.
+**Damit ist der Versand von eMails z.B. an die ganze Gemeinde über //normale// eMail-Accounts viel zu fragil.**
+Nur, wenn für eine bestimmte Gemeinde geklärt ist, dass die nötigen Voraussetzungen durch ihre eigene, "normal" eMail-Adresse erfüllt sind, können darüber die Versände laufen.
+Für alle anderen musste, als das alles klar wurde, eine andere Lösung her.
+Es gibt Anbieter genau für solche Anwendungen. Dazu gehört u.a. [[https://www.brevo.com/de/|Brevo]]
+Dort habe ich einen Account eingerichtet.
+Die Nutzung dieses Accounts setzt umgekehrt voraus, dass zwischen der Gemeinde und dem Betreiber (also mir) Einigkeit und das nötige Vertrauen besteht, dass der automatisch Mail-Versand ausschließlich legal und im Sinne seiner Bestimmung verwendet wird.
+=== Brevo-Eigenschaften ===
+Der Brevo-Account nimmt eine Reihe von Sicherheits-Klärungen vor, bevor der erste Massen-Versand überhaupt möglich wird.
+  * Zunächst wird eine Absender-Domain verifiziert/legitimiert, von der aus alle Massen-Versände später erfolgen. In unserem Fall ist das ''srv-cg.de''
+  * Dann können (und müssen) einzelne "Absender" eingerichtet werden, z.B. einer pro Gemeinde, die versenden will.
+  * Für diese Gemeinden ist eine eMail-Adresse ''@srv-cg.de'' einzurichten, z.B. ''karlsruhe@srv-cg.de''
+  * Alles das obliegt zunächst dem Administrator/Eigentümer des Brevo-Accounts; das bin zur Zeit ich.
+=== Einstellungen für den eMail-Versand ===
+Im Datensatz der jeweiligen Gemeinde, den der Administrator anlegen und pflegen muss, sind für den automatischen Mail-Versand folgende Einstellungen nötig:
+**''Mail Absender-Name'':** Eigenlich klar: ein (kurzer), sprechender Name. Beispiel: "Gemeinde Karlsruhe".((Der formale Name "Die Christengemeinschaft kdöR, Gemeinde Karlsruhe"" ist hier zu vermeiden und würde auch keinen Sinn ergeben.)) **Besonderheit bei Brevo:** Dieser Name //muss übereinstimmen// mit der entsprechenden Absender-Einstellung.
+**''Mail From'':** Eigentlich auch klar: die eMail-Adresse der Gemeinde. **Besonderheit bei Brevo:** Das ist unbedingt die Absender-eMail-Adresse, die beim Brevo-Absender eingerichtet ist, damit also eine ''@srv-cg.de''-Adresse; Beispiel: ''karlsruhe@srv-cg.de''
+**''Mail Reply'':** Die "normale" eMail-Adresse der Gemeinde. (Sollte auch gesetzt werden, wenn identisch mit ''Mail From''.)
+**''Mail Signatur'':** Ein Text, der jeder Mail angehängt wird. In aller Regel sind das Absenderangaben wie Adresse, Telefonnummer usw. Sollte den Mail-Konventionen folgend mit einer Zeile beginnen, die nur zwei Bindestriche enthält ''--''.
+**''SMTP-Server'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-Server von Brevo (für alle gleich).
+**''SMTP-Port'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-Port von Brevo (für alle gleich).
+**''SMTP-User'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-User von Brevo (für alle gleich).
+**''SMTP-Password'':** Auch klar. **Besonderheit bei Brevo:** der SMTP-Password von Brevo (für alle gleich).
+==== - Post-Versand ====
+Der Post-Versand wird von der Datenbank insofern unterstützt, als Adress-Etiketten dafür bereitgestellt werden; genauer: ein PDF, das auf Etiketten ausgedruckt werden kann.
+Wie der Verteiler ausgewählt wird, wurde [[gemeindebuero#verteiler_festlegen|oben]] bereits beschrieben.
+Die Adress-Etiketten können wahlweise mit oder ohne Absender-Zeile erstellt werden. Die entsprechende Checkbox erklärt sich selbst.
+Der Button ''Etiketten herstellen'' erklärt sich selbst.
+Das PDF mit den Etiketten steht in der Regel nach etwa einer Minute, u.U. auch mal nach mehreren Minuten, in der NextCloud oder unter ''Auswertungen'' (dort muss man i.d.R. ''Neu laden'' drücken) zum Download zur Verfügung.
+Bitte beachten: Die PDF-Dateien mit Etiketten werden nach etwa einem Monat automatisch wieder gelöscht.
 ===== - Personen und Familien =====