Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- tagungsbuero [2025/02/02 22:45] – [3.2 Der Ablauf der WS-Anmeldungen] root
+++ tagungsbuero [2025/03/26 21:49] (aktuell) – [3.2 Der Ablauf] root
@@ Zeile 6: / Zeile 6: @@
 ===== - Checklisten =====
+Die Checklisten gliedern wir wegen des Umfanges aus: [[checkliste_tagung|Checklisten]].
-==== - Datenbank: Neue Tagungen ====
-Die Arbeiten, die für die Einrichtung einer neuen Tagung erforderlich sind, gliedern wir aus, da sie zur Zeit noch manuell vom Programmierer vorgenommen werden müssen. Hier geht es zu der [[Neue Tagung|Checkliste für neue Tagungen]].
-==== - Vor TN-Anmeldungen ====
-==== - Vor WS-Anmeldungen ====
 ===== - TN-Anmeldungen =====
 Die Logistik der TN-Anmeldungen ist eine der wichtigsten und v.a. häufigsten Aufgaben, die auf das Tagungsbüro zukommen. Später kommt ggf. auch noch die Logistik der WS-Anmeldung hinzu. Beides ist zusammen in folgendem Schema dargestellt und wird dann ausführlich beschrieben.
-{{ :anmeldung.svg |}}
+<uml>
+actor Teilnehmer as TN
+database "geheimes eMail-Postfach" as imap
+control Automatik as cron
+database Datenbank as DB
+actor Tagungsbüro as TB
+actor Tagungsteam as Team
+group TN-Anmeldung
+    TN -> imap : Online-Anmeldung
+    cron -> imap : Daten holen
+    cron -> DB : TN-Daten
+    TB -> DB : TN Status prüfen
+    alt Alles in Ordnung
+        TB -> DB : TN Status auf b setzen
+    else Unklarheiten
+        TB --> Team : ggf. Rücksprache
+        TB --> TN : ggf. Rückfragen
+        alt Jetzt alles in Ordnung
+            TB -> DB : TN Status auf b setzen
+        else Nicht in Ordnung
+            TB -> DB : TN Status auf xx setzen
+        end
+    else Nicht in Ordnung
+        TB -> DB : TN Status auf xx setzen
+    end
+    cron -> DB : TN Status lesen
+    alt Status: b
+        cron -> TN : eMail: Bestätigung
+        cron -> DB : TN Status auf v setzen
+    end
+end
+group WS-Anmeldung
+    TN -> imap : WS-Anmeldung
+    cron -> imap : Daten holen
+    cron -> DB : Daten speichern
+    group WS-Anm. TN zuordnen
+        cron -> DB : Versuch: WS-Anm. einem TN zurodnen
+        alt nicht erfolgreich
+            TB -> DB : WS-Anm. manuell einem TN zuordnen
+            alt nicht erfolgreich
+                TB --> TN : ggf. Unklarheiten auflösen
+                TB --> DB : entsprechend Daten anpassen oder löschen
+            end
+        end
+    end
+    group WS-Anmeldungen inhaltlich prüfen
+        TB -> DB : WS-Anm prüfen, ggf. korrigieren
+    end
+end
+</uml>
@@ Zeile 280: / Zeile 363: @@
-==== - Der Ablauf der WS-Anmeldungen ====
+=== - Ziel und Konsequenzen ===
+Mit der ganzen WS-Anmeldung verfolgen wir zwei Etappenziele:
+  - WS-Wunschlisten: Aus den WS-Anmeldungen mit jeweils 1., 2. und 3. Wahl sollen Wunschlisten hergestellt werden, die das TB etwa eine Woche vor Tagungsbeginn die sehr aufwändige Arbeit, die TN endgültig auf die WSs zu verteilen, so leicht wie möglich zu machen. D.h. es soll für jeden WS eine Liste ausdruckbar sein, aus der ersichtlich ist:
+    * Welche TN haben diesen WS als 1., 2. bzw. 3. Wahl angegeben?
+    * Welche Alternativen haben die TN jeweils angegeben?
+  - WS-Teilnehmerlisten: Nachdem die TN den WSs zugeordnet sind, soll es für jeden WS eine TN-Liste geben, die z.B. dem Dozenten ausgehändigt werden können. Außerdem soll für jeden TN der WS in der Gesamtliste erscheinen.
+Alle diese Listen stellt die DB vollständig automatisch her - vorausgesetzt, die Daten sind richtig.
+Um die beiden Ziele zu erreichen, sind folgende Schritte nötig.
+==== - Der Ablauf ====
 === - Nummerierung der WSs ===
-Jeder WS bekommt eine Nummer der Art WS-04 oder WS-104. Es ist sehr ratsam,
+Jeder WS bekommt eine Nummer der Art WS-04 oder WS-104. Folgendes ist sehr ratsam:
-  * sich auf ein- oder zweistellige Nummern festzulegen,
+  * Sich auf //entweder// ein- //oder// zweistellige Nummern festzulegen, also WS-012 oder WS-12.
-  * niedrige Nummern um die entsprechende Anzahl von Nullen zu füllen. Also nicht WS-1, WS-2, ..., WS-10, WS-11, sondern WS-01, WS-02, ..., WS-10, WS-11 usw. Das führt später zu sinnvollen Sortierungen.
+  * Niedrige Nummern um die entsprechende Anzahl von Nullen zu füllen. Also nicht WS-1, WS-2, ..., WS-10, WS-11, sondern WS-01, WS-02, ..., WS-10, WS-11 usw. Das führt später zu sinnvollen Sortierungen.
-  * einmal vergebene WS-Nummern nicht ändern oder neu vergeben. Wird z.B. ein WS nachträglich wieder abgesagt, sollte dessen Nummer auf keinen Fall neu vergeben werden. Will man eine Systematik in der Nummerierung haben, sollte man die unbedingt festlegen, bevor die erste WS-Nummer vergeben wird.
+  * Einmal vergebene WS-Nummern nicht ändern oder neu vergeben. Wird z.B. ein WS nachträglich wieder abgesagt, sollte dessen Nummer auf keinen Fall neu vergeben werden.
+  * Will man eine Systematik in der Nummerierung haben, sollte man die unbedingt festlegen, bevor die erste WS-Nummer vergeben wird. "Systematik" heißt in diesem Fall, dass z.B. alle künstlerischen WSs die Nummern WS-10 bis WS-19 erhalten. (Bisher haben wir bei keiner Tagung eine solche Systematik verwendet, und wir haben sie auch nie vermisst.)
+  * Lücken in der Nummerierung sind //kein// Problem.
@@ Zeile 296: / Zeile 393: @@
 Manche Tagungen haben z.B. vormittags Gesprächsgruppen und nachmittags Aktiv-Gruppen, also etwa künstlerische, sportliche, handwerkliche Workshops. Die DB ist ohne Weiteres in der Lage, beides getrennt voneinander zu behandeln. Das ergibt auch Sinn, denn die vormittäglichen Gesprächsgruppen konkurrieren zwar untereinander, sind aber völlig unabhängig von den nachmittäglichen. Möglich und sinnvoll ist also Folgendes:
-  * die Gesprächsgruppen am Vormittag werden mit Nummern der Art GG-13 (für **G**esprächs-**G**ruppe 13), die am Nachmittag mit Nummern der Art WS-06 (für **W**ork-**S**hop 06) versehen.
+  * Die Gesprächsgruppen am Vormittag werden mit Nummern der Art GG-13 (für **G**esprächs-**G**ruppe 13), die am Nachmittag mit Nummern der Art WS-06 (für **W**ork-**S**hop 06) versehen.
-  * die Gesprächsgruppen am Vormittag lassen wir als **Kategorie A**, die am Nachmittag als **Kategorie B** laufen.
+  * Die Gesprächsgruppen am Vormittag lassen wir als **Kategorie A**, die am Nachmittag als **Kategorie B** laufen.
-  * für beide Kategorien können die TN bei der WS-Anmeldung eine 1., 2. und 3. Wahl abgeben.
+  * Für beide Kategorien können die TN bei der WS-Anmeldung eine 1., 2. und 3. Wahl abgeben.
-Es lassen sich bis zu vier Kategorien, also **A**, **B**, **C** und **D** verwalten.
+Es lassen sich je nach Bedarf bis zu vier Kategorien, also **A**, **B**, **C** und **D** verwalten.
-Solche Kategorien können übrigens auch sehr wirkungsvoll anders verwendet werden, wenn die TN für irgendwelche Aktionen auf der Tagung im Voraus in Gruppen eingeteilt werden sollen.
+**Falls es mehr als eine Kategorie gibt, muss das unbedingt vor Beginn der WS-Anmeldung geklärt sein. Es muss nämlich in dem Anmeldeforumular für die Online-WS-Anmeldung berücksichtigt werden.**
+Solche Kategorien können übrigens auch sehr wirkungsvoll zweckentfremdet verwendet werden, wenn die TN für irgendwelche Aktionen auf der Tagung im Voraus in Gruppen eingeteilt werden sollen. Siehe dazu [[Hilfreiches|Hilfreiches]].
 === - Der Start ===
-Sobald die WSs feststehen und veröffentlicht sind, kann die WS-Anmeldung freigeschaltet werden (vgl. [[tagungsbuero#vor_ws-anmeldungen|Checkliste zu WS-Anmeldungen]]). Dann
+Sobald die WSs feststehen und veröffentlicht sind, kann die WS-Anmeldung freigeschaltet werden (vgl. [[tagungsbuero#vor_ws-anmeldungen|Checkliste zu WS-Anmeldungen]]). WS-Anmeldungen werden, genau wie die TN-Anmeldungen, automatisch in die DB eingetragen. Die Weiterverarbeitung geht teilweise automatisch, teilweise muss sie manuell vorgenommen werden.
+=== - Von welchem TN kommt die WS-Anmeldung? ===
+Die DB vergleicht jede eingehende WS-Anmeldung mit den TN-Daten. Wenn Name, Vorname und eMail-Adresse übereinstimmen, ordnet die DB die WS-Anmeldung automatisch dem entsprechenden TN zu. Wo das automatisch nicht geht, muss das TB manuell eingreifen.
+Typische Gründe, warum die Zuordnung nicht automatisch erfolgt:
+  * einfache Tippfehler in der TN- oder WS-Anmeldung bei Name, Vorname oder eMail-Adresse
+  * bei der TN- oder WS-Anmeldung sind Name und Vorname vertauscht
+  * bei der TN-Anmeldung ist die eMail-Adresse der Eltern angegeben, bei der WS-Anmeldung die des TN (z.B. weil er in der Zwischenzeit eine eigene bekommen hat)
+  * der TN hat verschiedene eMail-Adressen...
+  * der TN hat zwar eine WS-Anmeldung ausgefüllt, hat sich aber nie zur Tagung angemeldet
+Entsprechend muss das TB...
+  * die Daten korrigieren (im Datensatz der TN oder in der WS-Anmeldung)
+  * Rücksprache mit dem TN halten, ihn z.B. auffordern sich auch als TN anzumelden
+  * je nach Situation auch anders reagieren
+Die Korrekturen kann man in der GUI unter ''Personen'' -> ''WS-Anm.'' durchführen, in Einzelfällen muss man auf ''Personen'' -> ''Jugend: Einzelheiten'' zurückgreifen.
+=== - Doubletten ===
+WS-Anmeldungen, die kurz hintereinander doppelt eingehen, werde i.d.R. von der DB herausgefiltert. Trotzdem gibt es manchmal von einem TN zwei oder mehr WS-Anmeldungen. Häufig dann, wenn der TN es sich nach der ersten WS-Anmeldung anders überlegt. In solchen Fällen kann man überzählige WS-Anmeldungen einfach löschen.
+=== - WS-Nummern in Ordnung? ===
+Leider sehr häufig sind die Einträge bei den WSs in den WS-Anmeldungen eher kreativ als korrekt. Was wir brauchen, ist einfach nur die Nummer, also z.B. WS-05 oder GG-21. Hier eine unvollständige Auswahl, was oft tatsächlich so kommt:
+^ Gemeint ^ Kreativ ^ Anmerkung ^
+| WS-03 | WS-3 | die führende 0 fehlt |
+| WS-03 | WS 03 | der Bindestrich fehlt |
+| WS-03 | WS-03 Bogenschießen | der Titel ist mit angegeben |
+| WS-03 | Bogenschießen | die Nummer fehlt ganz, nur der Titel ist angegeben |
+| WS-03 | WS-O3 | Buchstabe O statt Zahl 0 |
+| WS-03 | ws-03 | Klein- statt Großschreibung |
+All das muss vom TB manuell korrigiert werden, damit später brauchbare Listen entstehen.
+**Tip 1:** Die Fehler findet man am einfachsten, indem man die WS-Wunschliste durchguckt. Da für jeden WS eine eigene Seite angelegt wird, entsteht auch für jeden Fehler eine eigene Seite. Man sieht sehr schnell, wo die Probleme liegen. Dann muss man die WS-Anmeldungen suchen und korriegieren, das wiederum geht in der GUI am besten unter ''Personen'' -> ''WS-Anm.''
+**Tip 2:** Hat man die Fehler korrigiert und will das Ergebnis in der WS-Wunschliste überprüfen, will aber nicht lange warten, kann man unter ''Verwaltung'' -> ''Reg. Aufg. a. Liste'' (d.h. Regelmäßige Aufgaben als Liste) die Herstellung sofort veranlassen. Dafür sucht man die Zeile ''Tagung: WS Wunschliste'' mit dem Kommando ''Ta-14-WS-Wuensche.py'', setzt das Häkchen in der Spalte ''Sofort'' und speichert den Datensatz. (Alle anderen Werte in diesem Formular sind mit Vorsicht zu genießen, vgl. dazu [[Regelmäßige Aufgaben|Regelmäßige Aufgaben]].)
+=== - Wieviele WS-Anmeldungen sind schon da? ===
+In der WS-Wunschliste ist auf der ersten Seite eine Übersicht zu sehen, von wie vielen TN bereits WS-Anmeldungen vorliegen. Je nach Verlauf kann man 10 bis 7 Tage vor der Tagung an die TN, die noch keine WS-Anmeldung geschickt haben, die WS-Mail nochmal verschicken. Dazu bitte den Programmierer fragen, denn dafür gibt es bisher kein Formular (Stand 2. Februar 2025).
+=== - Erstes Etappenziel erreicht: WS-Wunschlisten ===
+Je nach Größe der Tagung und Kapazitäten im TB sollte man zwei bis vier Tage vor der Tagung die Daten der WS-Anmeldungen in Ordnung bringen, so dass die WS-Wunschlisten korrekt ausgedruckt werden können. Dieses Dokument ist in DIN-A3 angelegt und sollte auch in diesem Format ausgedruckt werden, sonst hat man es mit sehr kleinen Schriften zu tun.
+=== - TN auf WSs verteilen ===
+Sobald die WS-Wunschlisten fertig sind (s. letzter Schritt), sind manuell die TN auf die WSs zu verteilen. Dafür breitet man am besten die WS-Wunschlisten nebeneinander aus und arbeitet zu zweit. Und dann teilt man die TN nacheinander den WSs zu, markiert sie entsprechend auf den WS-Wunschlisten und streicht sie auf den anderen.
+Falls es mehr als eine Kategorie von WSs gibt, ist das natürlich für alle Kategorien zu erledigen.
+Ist diese Arbeit abgeschlossen, trägt man WS-Nummer(n) in die Datensätze der TN ein. Das geht in der GUI am besten unter ''Personen'' -> ''WS festlegen''.
+=== - Zweites Etappenziel erreicht: TN-Listen für alle WSs ===
+Die DB stellt dann zu jedem WS eine TN-Liste her, die ausgedruckt werden und z.B. dem Dozenten ausgehändigt werden kann. Außerdem erscheinen die WS-Nummern in der Gesamtliste in der entsprechenden Spalte.
+~~DISCUSSION~~