Unterschiede

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--- tagungsbuero [2025/02/02 23:39] – [3.2 Der Ablauf der WS-Anmeldungen] root
+++ tagungsbuero [2026/09/16 09:09] (aktuell) – [4. Institutionen] root
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-===== - Checklisten =====
+Die Tagungs-DB umfasst insgesamt:
+  * TN-Management
+  * WS-Anmeldungen und -Zuordnung
+  * Veranstaltungs- und Raum-Management
+  * Quartier-Management
+  * Institutionen (Location, kommerzielle Quartiere, Partner-Firmen u.ä.)
-==== - Datenbank: Neue Tagungen ====
+TN- und WS-Management sind die Punkte, die eigentlich //immer// verwendet werden.
-Die Arbeiten, die für die Einrichtung einer neuen Tagung erforderlich sind, gliedern wir aus, da sie zur Zeit noch manuell vom Programmierer vorgenommen werden müssen. Hier geht es zu der [[Neue Tagung|Checkliste für neue Tagungen]].
+Es sollten unbedingt auch Team-Mitglieder und Dozenten in die DB eingepflegt werden; das macht die Auswertungen (insb. die TN-Listen von WSs) sehr viel aussagekräftiger.
-==== - Vor TN-Anmeldungen ====
+WSs sollten unbedingt als Veranstaltung erfasst werden. Das macht die Auswertungen (z.B. TN-Listen für WSs) sehr viel aussagekräftiger.
+Raum-Management lohnt sich erst, wenn wirklich viel Veranstaltungen und Räume verwaltet werden müssen. Es werden dann z.B. versehentliche Doppelbelegungen von Räumen aufgedeckt. Für Jugendtagungen mit 300 TNn und vielleicht 20 WSs lohnt sich der Aufwand aber kaum. Bei der LOGOS-Tagung mit 2.300 TNn und weit über 350 Einzelveranstaltungen war das ein sehr wirksames Hilfsmittel (Stundenpläne, Raumpläne u.ä.).
+===== - Checklisten =====
+Die Checklisten gliedern wir wegen des Umfanges aus: [[checkliste_tagung|Checklisten]].
-==== - Vor WS-Anmeldungen ====
 ===== - TN-Anmeldungen =====
 Die Logistik der TN-Anmeldungen ist eine der wichtigsten und v.a. häufigsten Aufgaben, die auf das Tagungsbüro zukommen. Später kommt ggf. auch noch die Logistik der WS-Anmeldung hinzu. Beides ist zusammen in folgendem Schema dargestellt und wird dann ausführlich beschrieben.
-{{ :anmeldung.svg |}}
+<uml>
+actor Teilnehmer as TN
+database "geheimes eMail-Postfach" as imap
+control Automatik as cron
+database Datenbank as DB
+actor Tagungsbüro as TB
+actor Tagungsteam as Team
+group TN-Anmeldung
+    TN -> imap : Online-Anmeldung
+    cron -> imap : Daten holen
+    cron -> DB : TN-Daten
+    TB -> DB : TN Status prüfen
+    alt Alles in Ordnung
+        TB -> DB : TN Status auf b setzen
+    else Unklarheiten
+        TB --> Team : ggf. Rücksprache
+        TB --> TN : ggf. Rückfragen
+        alt Jetzt alles in Ordnung
+            TB -> DB : TN Status auf b setzen
+        else Nicht in Ordnung
+            TB -> DB : TN Status auf xx setzen
+        end
+    else Nicht in Ordnung
+        TB -> DB : TN Status auf xx setzen
+    end
+    cron -> DB : TN Status lesen
+    alt Status: b
+        cron -> TN : eMail: Bestätigung
+        cron -> DB : TN Status auf v setzen
+    end
+end
+group WS-Anmeldung
+    TN -> imap : WS-Anmeldung
+    cron -> imap : Daten holen
+    cron -> DB : Daten speichern
+    group WS-Anm. TN zuordnen
+        cron -> DB : Versuch: WS-Anm. einem TN zurodnen
+        alt nicht erfolgreich
+            TB -> DB : WS-Anm. manuell einem TN zuordnen
+            alt nicht erfolgreich
+                TB --> TN : ggf. Unklarheiten auflösen
+                TB --> DB : entsprechend Daten anpassen oder löschen
+            end
+        end
+    end
+    group WS-Anmeldungen inhaltlich prüfen
+        TB -> DB : WS-Anm prüfen, ggf. korrigieren
+    end
+end
+</uml>
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 Bei Bedarf können auch neue Statusse angelegt werden. Dabei ist, vor allem wenn es aktive Statusse sind, besondere Sorgfalt geboten, ähnlich wie beim [[tagungsbuero#wichtig|Ändern der Abfolge]].
+==== - Finanzen, TN-Beiträge ====
+In der DB geht es darum, dass
+  - das TB in der Vorbereitungsphase von jedem TN erfassen kann, welches sein TN-Beitrag sein wird,
+  - das TB in der Statistik eine brauchbaren Überblick hat, was an TN-Beiträgen insgesamt zu erwarten ist,
+  - am Ende der Counter in der Gesamtliste schnell sieht, ob der TN bereits bezahlt hat.
+Es geht //nicht// um eine "echte" Buchhaltung über Zahlungen.
+=== Was erfasst wird ===
+Es gibt für die TN-Beiträge für jeden TN //drei// Einträge in der DB:
+  - Der TN-Beitrag, den der TN bei der Anmeldung angibt,
+  - ein ermäßigter TN-Beitrag, der mit dem TB ausgehandelt wird,
+  - der TN-Beitrg, der tatsächlich bezahlt wurde.
+Der ermäßigte TN-Beitrag wird automatisch immer auf 0 gesetzt. Sobald mit einem TN eine Ermäßigung verabredet wird, sollte der ermäßigte TN-Beitrag in die DB eingetragen werden.
+**Wichtiger Trick:** Wird eine //vollständige// Ermäßigung verabredet, soll in die DB nicht 0 stehen bleiben, sondern 1 eingetragen werden. Das ist ein symbolischer Eintrag, der zeigt, dass darüber gesprochen wurde.
+Sobald ein TN-Beitrag tatsächlich bezahlt wird, soll das auch in die DB eingetragen werden. Das macht in aller Regel der Buchhalter (d.h. seit vielen Jahren in bewährter Weise Tim Gottschalk).
+=== Die Statistik in der Vorbereitungsphase ===
+In der Statistik wird ausgewiesen, in welcher Höhe TN-Beiträge anfallen und was an TN-Beiträgen insgesamt zu erwarten ist. Das ist keine wirklich verbindliche Summe, aber sie gibt einen guten Überblick.
+Dabei wird für jeden TN in dieser Reihenfolge/Priorität jeweils berücksichtigt:
+  - der bezahlte TN-Beitrag
+  - der ermäßigte TN-Beitrag (wenn noch nichts bezahlt ist)
+  - der TN-Beitrag aus der TN-Anm (wenn auch kein ermäßigter TN-Beitrag verabredet wurd)
+=== Die Gesamtliste am Counter ===
+In der Gesamtliste, die am Ende am Counter liegt, sind die drei Zahlen auch sichtbar, farblich untereinander in der letzten Spalte:
+  - der TN-Beitrag aus der Anmeldung: grün
+  - der ermäßigte TN-Beitrag: rot
+  - der bezahlte TN-Beitrag: schwarz
+So kann man schnell sehen, ob der TN noch zum Finanz-Tisch geschickt werden muss.
 ==== - Automatische Mails ====
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     * Welche TN haben diesen WS als 1., 2. bzw. 3. Wahl angegeben?
     * Welche Alternativen haben die TN jeweils angegeben?
-  - WS-Teilnehmerlisten: Nachdem die TN den WSs zugeordnet sind, soll es für jeden WS eine TN-Liste geben, die z.B. dem Dozenten ausgehändigt werden können.
+  - WS-Teilnehmerlisten: Nachdem die TN den WSs zugeordnet sind, soll es für jeden WS eine TN-Liste geben, die z.B. dem Dozenten ausgehändigt werden können. Außerdem soll für jeden TN der WS in der Gesamtliste erscheinen.
 Alle diese Listen stellt die DB vollständig automatisch her - vorausgesetzt, die Daten sind richtig.
 Um die beiden Ziele zu erreichen, sind folgende Schritte nötig.
-==== - Der Ablauf der WS-Anmeldungen ====
+==== - Der Ablauf ====
 === - Nummerierung der WSs ===
-Jeder WS bekommt eine Nummer der Art WS-04 oder WS-104. Es ist sehr ratsam,
+Jeder WS bekommt eine Nummer der Art WS-04 oder WS-104. Folgendes ist sehr ratsam:
-  * sich auf ein- oder zweistellige Nummern festzulegen,
+  * Sich auf //entweder// ein- //oder// zweistellige Nummern festzulegen, also WS-012 oder WS-12.
-  * niedrige Nummern um die entsprechende Anzahl von Nullen zu füllen. Also nicht WS-1, WS-2, ..., WS-10, WS-11, sondern WS-01, WS-02, ..., WS-10, WS-11 usw. Das führt später zu sinnvollen Sortierungen.
+  * Niedrige Nummern um die entsprechende Anzahl von Nullen zu füllen. Also nicht WS-1, WS-2, ..., WS-10, WS-11, sondern WS-01, WS-02, ..., WS-10, WS-11 usw. Das führt später zu sinnvollen Sortierungen.
-  * einmal vergebene WS-Nummern nicht ändern oder neu vergeben. Wird z.B. ein WS nachträglich wieder abgesagt, sollte dessen Nummer auf keinen Fall neu vergeben werden. Will man eine Systematik in der Nummerierung haben, sollte man die unbedingt festlegen, bevor die erste WS-Nummer vergeben wird.
+  * Einmal vergebene WS-Nummern nicht ändern oder neu vergeben. Wird z.B. ein WS nachträglich wieder abgesagt, sollte dessen Nummer auf keinen Fall neu vergeben werden.
+  * Will man eine Systematik in der Nummerierung haben, sollte man die unbedingt festlegen, bevor die erste WS-Nummer vergeben wird. "Systematik" heißt in diesem Fall, dass z.B. alle künstlerischen WSs die Nummern WS-10 bis WS-19 erhalten. (Bisher haben wir bei keiner Tagung eine solche Systematik verwendet, und wir haben sie auch nie vermisst.)
+  * Lücken in der Nummerierung sind //kein// Problem.
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 Manche Tagungen haben z.B. vormittags Gesprächsgruppen und nachmittags Aktiv-Gruppen, also etwa künstlerische, sportliche, handwerkliche Workshops. Die DB ist ohne Weiteres in der Lage, beides getrennt voneinander zu behandeln. Das ergibt auch Sinn, denn die vormittäglichen Gesprächsgruppen konkurrieren zwar untereinander, sind aber völlig unabhängig von den nachmittäglichen. Möglich und sinnvoll ist also Folgendes:
-  * die Gesprächsgruppen am Vormittag werden mit Nummern der Art GG-13 (für **G**esprächs-**G**ruppe 13), die am Nachmittag mit Nummern der Art WS-06 (für **W**ork-**S**hop 06) versehen.
+  * Die Gesprächsgruppen am Vormittag werden mit Nummern der Art GG-13 (für **G**esprächs-**G**ruppe 13), die am Nachmittag mit Nummern der Art WS-06 (für **W**ork-**S**hop 06) versehen.
-  * die Gesprächsgruppen am Vormittag lassen wir als **Kategorie A**, die am Nachmittag als **Kategorie B** laufen.
+  * Die Gesprächsgruppen am Vormittag lassen wir als **Kategorie A**, die am Nachmittag als **Kategorie B** laufen.
-  * für beide Kategorien können die TN bei der WS-Anmeldung eine 1., 2. und 3. Wahl abgeben.
+  * Für beide Kategorien können die TN bei der WS-Anmeldung eine 1., 2. und 3. Wahl abgeben.
-Es lassen sich bis zu vier Kategorien, also **A**, **B**, **C** und **D** verwalten.
+Es lassen sich je nach Bedarf bis zu vier Kategorien, also **A**, **B**, **C** und **D** verwalten.
-Solche Kategorien können übrigens auch sehr wirkungsvoll anders verwendet werden, wenn die TN für irgendwelche Aktionen auf der Tagung im Voraus in Gruppen eingeteilt werden sollen.
+**Falls es mehr als eine Kategorie gibt, muss das unbedingt vor Beginn der WS-Anmeldung geklärt sein. Es muss nämlich in dem Anmeldeforumular für die Online-WS-Anmeldung berücksichtigt werden.**
+Solche Kategorien können übrigens auch sehr wirkungsvoll zweckentfremdet verwendet werden, wenn die TN für irgendwelche Aktionen auf der Tagung im Voraus in Gruppen eingeteilt werden sollen. Siehe dazu [[Hilfreiches|Hilfreiches]].
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 === - Doubletten ===
-WS-Anmeldungen, die kurz hintereinander doppelt eingehen, werde i.d.R. von der DB herausgefiltert. Trotzdem gibt es manchmal von einem TN zwei oder mehr WS-Anmeldungen. Häufig dann, wenn der TN es sich nach der ersten WS-Anmeldung anders überlegt. In solchen Fällen kann man WS-Anmeldungen einfach löschen.
+WS-Anmeldungen, die kurz hintereinander doppelt eingehen, werde i.d.R. von der DB herausgefiltert. Trotzdem gibt es manchmal von einem TN zwei oder mehr WS-Anmeldungen. Häufig dann, wenn der TN es sich nach der ersten WS-Anmeldung anders überlegt. In solchen Fällen kann man überzählige WS-Anmeldungen einfach löschen.
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 === - Erstes Etappenziel erreicht: WS-Wunschlisten ===
-Je nach Größe der Tagung und Kapazitäten im TB sollte man etwa eine Woche zwei bis vier Tage vor der Tagung die Daten der WS-Anmeldungen in Ordnung bringen, so dass die WS-Wunschlisten korrekt ausgedruckt werden können. Dieses Dokument ist in DIN-A3 angelegt und sollte auch in diesem Format ausgedruckt werden, sonst hat man es mit sehr kleinen Schriften zu tun.
+Je nach Größe der Tagung und Kapazitäten im TB sollte man zwei bis vier Tage vor der Tagung die Daten der WS-Anmeldungen in Ordnung bringen, so dass die WS-Wunschlisten korrekt ausgedruckt werden können. Dieses Dokument ist in DIN-A3 angelegt und sollte auch in diesem Format ausgedruckt werden, sonst hat man es mit sehr kleinen Schriften zu tun.
+=== - TN auf WSs verteilen ===
+Sobald die WS-Wunschlisten fertig sind (s. letzter Schritt), sind manuell die TN auf die WSs zu verteilen. Dafür breitet man am besten die WS-Wunschlisten nebeneinander aus und arbeitet zu zweit. Und dann teilt man die TN nacheinander den WSs zu, markiert sie entsprechend auf den WS-Wunschlisten und streicht sie auf den anderen.
+Falls es mehr als eine Kategorie von WSs gibt, ist das natürlich für alle Kategorien zu erledigen.
+Ist diese Arbeit abgeschlossen, trägt man WS-Nummer(n) in die Datensätze der TN ein. Das geht in der GUI am besten unter ''Personen'' -> ''WS festlegen''.
+=== - Zweites Etappenziel erreicht: TN-Listen für alle WSs ===
+Die DB stellt dann zu jedem WS eine TN-Liste her, die ausgedruckt werden und z.B. dem Dozenten ausgehändigt werden kann. Außerdem erscheinen die WS-Nummern in der Gesamtliste in der entsprechenden Spalte.
+===== - Institutionen =====
+Mit "Institutionen" sind auf einer Tagung etwa gemeint:
+  - Der Veranstaltungsort (Schule o.ä.)
+  - Kommerzielle Quartiergeber, Hotels, Pensionen, Gästehäuser u.ä.
+  - Kooperierende Firmen, Zeltbauer, Catering usw.
+Letztlich ist die Erfassung von Institutionen ein nebensächliches Hilfsmittel, solange man nicht wirklich Quartiermanagement machen möchte.
+Für alle anderen Firmen usw. hat man immerhin die Möglichkeit, Kontaktdaten schnell zu finden und/oder die Liste auszudrucken.
+~~DISCUSSION~~