Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- tagungsbuero [2025/03/26 21:49] – [3.2 Der Ablauf] root
+++ tagungsbuero [2026/09/16 09:09] (aktuell) – [4. Institutionen] root
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+Die Tagungs-DB umfasst insgesamt:
+  * TN-Management
+  * WS-Anmeldungen und -Zuordnung
+  * Veranstaltungs- und Raum-Management
+  * Quartier-Management
+  * Institutionen (Location, kommerzielle Quartiere, Partner-Firmen u.ä.)
+TN- und WS-Management sind die Punkte, die eigentlich //immer// verwendet werden.
+Es sollten unbedingt auch Team-Mitglieder und Dozenten in die DB eingepflegt werden; das macht die Auswertungen (insb. die TN-Listen von WSs) sehr viel aussagekräftiger.
+WSs sollten unbedingt als Veranstaltung erfasst werden. Das macht die Auswertungen (z.B. TN-Listen für WSs) sehr viel aussagekräftiger.
+Raum-Management lohnt sich erst, wenn wirklich viel Veranstaltungen und Räume verwaltet werden müssen. Es werden dann z.B. versehentliche Doppelbelegungen von Räumen aufgedeckt. Für Jugendtagungen mit 300 TNn und vielleicht 20 WSs lohnt sich der Aufwand aber kaum. Bei der LOGOS-Tagung mit 2.300 TNn und weit über 350 Einzelveranstaltungen war das ein sehr wirksames Hilfsmittel (Stundenpläne, Raumpläne u.ä.).
 ===== - Checklisten =====
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 Bei Bedarf können auch neue Statusse angelegt werden. Dabei ist, vor allem wenn es aktive Statusse sind, besondere Sorgfalt geboten, ähnlich wie beim [[tagungsbuero#wichtig|Ändern der Abfolge]].
+==== - Finanzen, TN-Beiträge ====
+In der DB geht es darum, dass
+  - das TB in der Vorbereitungsphase von jedem TN erfassen kann, welches sein TN-Beitrag sein wird,
+  - das TB in der Statistik eine brauchbaren Überblick hat, was an TN-Beiträgen insgesamt zu erwarten ist,
+  - am Ende der Counter in der Gesamtliste schnell sieht, ob der TN bereits bezahlt hat.
+Es geht //nicht// um eine "echte" Buchhaltung über Zahlungen.
+=== Was erfasst wird ===
+Es gibt für die TN-Beiträge für jeden TN //drei// Einträge in der DB:
+  - Der TN-Beitrag, den der TN bei der Anmeldung angibt,
+  - ein ermäßigter TN-Beitrag, der mit dem TB ausgehandelt wird,
+  - der TN-Beitrg, der tatsächlich bezahlt wurde.
+Der ermäßigte TN-Beitrag wird automatisch immer auf 0 gesetzt. Sobald mit einem TN eine Ermäßigung verabredet wird, sollte der ermäßigte TN-Beitrag in die DB eingetragen werden.
+**Wichtiger Trick:** Wird eine //vollständige// Ermäßigung verabredet, soll in die DB nicht 0 stehen bleiben, sondern 1 eingetragen werden. Das ist ein symbolischer Eintrag, der zeigt, dass darüber gesprochen wurde.
+Sobald ein TN-Beitrag tatsächlich bezahlt wird, soll das auch in die DB eingetragen werden. Das macht in aller Regel der Buchhalter (d.h. seit vielen Jahren in bewährter Weise Tim Gottschalk).
+=== Die Statistik in der Vorbereitungsphase ===
+In der Statistik wird ausgewiesen, in welcher Höhe TN-Beiträge anfallen und was an TN-Beiträgen insgesamt zu erwarten ist. Das ist keine wirklich verbindliche Summe, aber sie gibt einen guten Überblick.
+Dabei wird für jeden TN in dieser Reihenfolge/Priorität jeweils berücksichtigt:
+  - der bezahlte TN-Beitrag
+  - der ermäßigte TN-Beitrag (wenn noch nichts bezahlt ist)
+  - der TN-Beitrag aus der TN-Anm (wenn auch kein ermäßigter TN-Beitrag verabredet wurd)
+=== Die Gesamtliste am Counter ===
+In der Gesamtliste, die am Ende am Counter liegt, sind die drei Zahlen auch sichtbar, farblich untereinander in der letzten Spalte:
+  - der TN-Beitrag aus der Anmeldung: grün
+  - der ermäßigte TN-Beitrag: rot
+  - der bezahlte TN-Beitrag: schwarz
+So kann man schnell sehen, ob der TN noch zum Finanz-Tisch geschickt werden muss.
 ==== - Automatische Mails ====
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 Die DB stellt dann zu jedem WS eine TN-Liste her, die ausgedruckt werden und z.B. dem Dozenten ausgehändigt werden kann. Außerdem erscheinen die WS-Nummern in der Gesamtliste in der entsprechenden Spalte.
+===== - Institutionen =====
+Mit "Institutionen" sind auf einer Tagung etwa gemeint:
+  - Der Veranstaltungsort (Schule o.ä.)
+  - Kommerzielle Quartiergeber, Hotels, Pensionen, Gästehäuser u.ä.
+  - Kooperierende Firmen, Zeltbauer, Catering usw.
+Letztlich ist die Erfassung von Institutionen ein nebensächliches Hilfsmittel, solange man nicht wirklich Quartiermanagement machen möchte.
+Für alle anderen Firmen usw. hat man immerhin die Möglichkeit, Kontaktdaten schnell zu finden und/oder die Liste auszudrucken.
 ~~DISCUSSION~~