Gemeindebüro: Typische Abläufe

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Vorbemerkung: Die Adressenliste gehört zu den Auswertungen. Weiter unten wird beschrieben, welche Auswertungen es noch gibt und wo sie zu finden sind.

Die Adressliste für die Gemeinde zu führen, ist i.d.R. eine der Grundaufgaben im Gemeindebüro (GB). Das GB selbst, aber auch die Pfarrer und ggf. weitere Personen ist sie ein wichtiges Arbeitsmittel. Eine gut geführte Adressliste ist auch Grundlage u.a. für:

1. Versand von Gemeindeprogramm, Einladung Gemeindeversammlung, Todesnachrichten, andere wichtige Nachrichten an unterschiedliche Gruppen von Personen und Familien
2. Geburtstagsliste

Die DB für Gemeinden wurde 2024/2025 eng an die Bedürfnisse der Gemeinde in Karlsruhe entwickelt, lässt sich aber sicher auch für andere Gemeinden verwenden. Bei der Konzipierung wurden ein paar grundlegende Weichen für den Aufbau der DB gestellt:

• Wir erfassen Personen und Familien getrennt. Beziehungen zwischen Personen erfassen wir zunächst nicht, das kann später bei Bedarf noch zusätzlich implementiert werden.
• In der Adressliste (PDF), aber auch für den Post- oder eMail-Versand werden allerdings praktisch immer Personen und Familien berücksichtigt.
• Wir erfassen nicht das Geschlecht der Personen, sondern die Anrede für Briefe u.ä. (z.B. Frau, Herr, Familie).
• Von den Kontaktdaten erfassen wir nur folgende in eigenen Feldern, weil wir sie für die automatische Erstellung von Etiketten oder für den eMail-Versand brauchen; alle anderen wie Telefonnummern, weitere eMail-Adressen fassen wir zusammen in einem Sammelfeld Kontaktdaten:
  • Anschrift (Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land) und Adresszusatz (z.B. Albert-Kolbe-Heim)
  • eMail-Adresse
• In einem Feld Bemerkung können beliebige Notizen des GB hinterlegt werden.
• Die Adressliste für den Versand der Zuwendungsbescheinigungen (Spendenbescheinigungen) wird vollständig unabhängig von der DB durch den Kassierer der Gemeinde geführt. Das Hat für die Gemeinde in Karlsruhe den Hintergrund, dass die Zuwendungsbescheinigungen von dem Buchhaltungsprogramm DATEV als Serienbrief erstellt werden. Eine einfache Schnittstelle zum Synchronisieren der DB mit DATEV gibt es nicht. Die Konsequenz ist: Änderungen von Adressen sollen GB und Kassierer zuverlässig gegenseitig austauschen.

Keins der Felder muss zwingend aufgefüllt werden. Entsprechend sind später die Listen mehr oder weniger aussagekräftig.

Sämtliche Auswertungen werden von der DB automatisch und regelmäßig hergestellt und in der NextCloud zum Download zur Verfügung gestellt, vgl. dazu Architektur. Dazu gehören:

Auch die Etiketten werden in der NextCloud zum Download zur Verfügung gestellt. Anders als bei den übrigen Auswertungen werden sie aber nicht regelmäßig, sondern auf Anforderung hergestellt. Die Datei heißt dann etwa Etiketten-2025-01-10-11-57, was bedeutet, dass diese Etiketten am 10. Januar 2025 um 11:57 Uhr angefordert wurden.

Alle Auswertungen werden in der Cloud bereitgestellt. Das ist eine NextCloud, die von der Christengemeinschaft betrieben wird.

Die NextCloud ist über https://cgnc.wb-rz.de erreichbar. Dort muss man sich anmelden und bekommt Zugang auf die Tagungs-Daten. In dem Verzeichnis DB finden sich dann alle Auswertungen.

Arbeitet man regelmäßig mit der Datenbank, empfielt sich die Synchronisation der NextCloud mit dem lokalen Datensytem. Dann kann man über den Dateimanager auf die Daten zugreifen, als wären sie lokal gespeichert.

Die Apps dazu finden sich auf der Internetseite der NextCloud. Dort finden sich auch Anleitungen zur Einrichtung. Man braucht dafür die normalen Anmeldedaten und die schon genannte Internet-Adresse der NextCloud: https://cgnc.wb-rz.de

Schließlich kann man sich auch auf dem Smartphone eine App für die NextCloud installieren, s.d. man die Auswertungen auch so anschauen kann.

Gruppen und Versandarten in der DB sind ein sehr wirkungsvolles Mittel, um z.B.

• Listen solcher Gruppen auszudrucken
• Post- und/oder eMail-Versand flexibel an verschiedenste Empfängergruppen durchzuführen

Es lohnt sich, das Konzept der Gruppen und Versandarten und deren Zusammenspiel genau zu kennen und entsprechend zu nutzen.

In einer Gemeinde gibt es verschiedenste Gruppen wie Ministranten, Gemeinderat, Wirtschaftskreis, Pfarrer, Musiker usw.

In der DB können entsprechende Gruppen angelegt werden, z.B.

Man kann mit wenigen solchen Gruppen auskommen, bei Bedarf können aber z.B. auch Gruppen für den Religions- und Konfirmandenunterricht angelegt werden¹⁾:

Zum Anlegen neuer Gruppen ein paar Hinweise:

• Eingängige Abkürzungen verwenden
• So viel Gruppen, wie nötig - so wenig Gruppen, wie möglich.
• Nur Gruppen, die es in der Gemeinde auch tatsächlich gibt

Die Abkürzungen der Gruppen können später ohne Probleme geändert werden, insb. auch dann, wenn den Gruppen bereits Personen und/oder Familien zugeordnet wurden. Die Änderungen werden für sämtliche dieser Einträge wirksam.

Etwas Umsicht ist beim Löschen von Gruppen geboten: Löscht man eine Gruppe, werden nicht etwa auch alle Personen und Familien aus dieser Gruppe aus der Adressliste gelöscht, sondern es werden deren Zuordnungen zu der gelöschten Gruppe gelöscht.

Auf der anderen Seite kann das Konzept der Gruppen daher auch gut für Projekte genutzt werden: Soll z.B. eine einmalige größere Veranstaltung von einem eigenen Team vorbereitet werden, kann für dieses Team eine Gruppe eingerichtet werden, s.d. man z.B. eine Team-Liste verfügbar hat, eMails an die Mitgliederdes Teams verschicken kann, oder Adressetiketten für das Team ausdrucken kann. Ist das Projekt abgeschlossen, kann die Gruppe ohne Weiteres wieder gelöscht werden.

Seit es neben dem traditionellen Postversand auch den eMail-Versand gibt, wünschen sich manche Personen und Familien ausdrücklich, auf welchem Versandweg sie Gemeindepost erhalten möchten. Um dem gerecht zu werden, gibt es die Versandarten.

Naheliegend sind also die beiden folgenden Versandarten:

Bei Bedarf könnte die Liste z.B. so ergänzt werden:

Am Einfachsten ist es zunächst, die Versandarten m und p so an Personen und Familien zu vergeben, dass damit auch klar ist, wer das Gemeindeprogramm überhaupt bekommt. Mit anderen Worten: Später werden Etiketten für den Versand des Gemeindeprogramms genau für die Personen und Familien gedruckt, die die Versandart p haben, und die entsprechende eMail wird genau an die Personen und Familien verschickt, die die Versandart m haben.

Alternativ kann man z.B. auch so denken: Wir legen eine Gruppe GP für Gemeindeprogramm an und ordnen die Personen und Familien dieser Gruppe zu, die das Gemeindeprogramm erhalten wollen. Auf welchem Wege sie es erhalten, wird zusätzlich wie gehabt über die Versandart gesteuert. Das Ergebnis ist dann entsprechend: Später werden Etiketten für den Versand des Gemeindeprogramms genau für die Personen und Familien gedruckt, die der Gruppe GP angehören und die Versandart p haben, und die entsprechende eMail wird genau an die Personen und Familien verschickt, die der Gruppe GP angehören und die Versandart m haben.

Die zweite Variante ist flexibler, denn neben der Gruppe GP für Gemeindeprogramm könnte es auch Gruppen wie FP für Familienprogramm usw. geben. Sie erfordert aber mehr Arbeit bei der Erfassung der Daten und Geistesgegenwart bei Änderungen und Ergänzungen: Man muss eben für den Versand des Gemeindeprogramms immer sowohl an die Versandart als auch an die Gruppe(n) denken.

Wen es interessiert, erfährt hier etwas über die Technik, mit der die Gruppen und Versandarten für Personen und Familien hinter den Kulissen in der DB realisert werden. Das mag zum besseren Verständnis beitragen und vielleicht die Benutzung nachvollziehbarer machen.

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Post- und eMail-Versand erfolgen - technisch gesehen, immer unabhängig voneinander. Das bedeutet, dass für einen anstehenden Versand immer zwei Schritte nötig sind:

1. Herstellen der Etiketten für den Post-Versand
2. eMail-Versand auslösen

Beides geschieht über die GUI unter Aktionen → Etiketten bzw. Aktionen → eMail-Versand. In beiden Fällen muss man den Verteiler über die Gruppen und Versandarten festlegen.

Es stehen jeweils Auswahllisten für Gruppen und Versandarten zur Verfügung, aus denen jeweils keine, eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. Versandart(en) ausgewählt werden können. Der tatsächliche Verteiler ensteht dann aus einem der folgenden vier Fälle:

Tip: Beim eMail-Versand gibt es den Button Check. Damit kann man den Verteiler prüfen. In dem Nachrichtenfeld unten werden die Empfänger aufgelistet und am Ende deren Anzahl angegeben, ohne dass tatsächlich eMails verschickt werden.

Für den eMail-Versand wird grundsätzlich für jeden Empfänger eine eigene eMail verschickt. So wird sichergestellt, dass der Verteiler für die Empfänger nie sichtbar ist.

Die Felder und Button für den eMail-Versand erklären sich eigentlich selbst:

Personen und Familien werden getrennt voneinander erfasst. Dabei verstehen wir unter Familie z.B. auch Ehepaare oder andere Lebensgemeinschaften.

In vielen Fällen reicht es, einzelne Personen zu erfassen. Familien zu erfassen ergibt z.B. für folgende Situationen Sinn:

• Die Familie soll z.B. für den Versand von Kinder- und Familienprogramm vorhanden sein, aber die einzelnen Personen der Familie haben mit der Gemeinde sonst nichts oder kaum etwas zu tun. In diesem Fall würde man nur die Familie, nicht aber die Personen erfassen.
• (Ehe-)Paare, von denen nur eine® Mitglied ist, der/die andere sich aber auch für die Gemeinde und das Gemeindeprogramm interessiert. In solche einem Fall kann Post an Mitglieder an die eine Person, das Gemeindeprogramm dagegen an die Familie geschickt werden. Die Unterscheidung geht dann über Gruppen und Versandarten.

Häufig hat man den Fall, dass mehrere Personen einem gemeinsamen Haushalt angehören. In der Regel werden das Mitglieder einer Familie sein, aber auch andere Szenarien sind denkbar, z.B. ein Gast aus einem Schüleraustausch o.ä.

Um nicht für alle solche Personne die Adress- und Kontaktdaten erfassen zu müssen, kann man diese Daten zunächst für eine Person oder Familie erfassen und dann für jede weitere Person angeben, dass sie eben bei dieser Familie oder Person wohnt. Dafür füllt man im Formular eins der Felder Wohnt bei Person oder Wohnt bei Familie aus.

In beiden Feldern kann die Suche jeweils eingeschränkt werden, indem man ein paar Buchstaben des Namens eingibt und dann die Leertaste drückt. Dann öffnet sich eine Auswahlliste mit passenden Personen bzw. Familien.

Beim Erstellen der Gesamtliste und auch sonst „erbt“ eine Person dann Adress- und Kontaktdaten von dem, wo sie wohnt, soweit sie nicht selbst diese Adress- und Kontaktdaten hat. Wohnt z.B. Fritzchen Müller bei Familie Müller und ist für Fritzchen keine Straße erfasst, dann bekommt Fritzchen die Strasse von der Familie.

Wichtig: Erben heißt hier nicht, dass Fritzchen tatsächlich in seinen eigenen Datensatz eine Strasse eingefügt bekommt, sondern nur, dass bei den Auswertungen die Strasse von der Familie geholt wird.

Vererbt werden folgende Felder:

• Adresszusatz
• Straße
• PLZ und Ort
• Land und Land-Abkürzung
• E-Mail Adresse

Die übrigen Kontaktdaten werden ergänzt um die Kontaktdaten der Familie/Person, bei der jemand wohnt.

Geerbt werden nur solche Felder, die nicht ausgefüllt sind. Hat Fritzchen z.B. eine eigene E-Mail-Adresse, so erbt er sie nicht von anderen.

Zieht Fritzchen irgendwann aus, um z.B. eine Ausbildung in einer anderen Stadt zu beginnen, kann man für ihn dann die neue Adresse erfassen und den Eintrag im Feld Wohnt bei Familie bzw. Wohnt bei Person löschen.

Beziehungen zwischen Personen können z.Zt. nicht erfasst werden. Wir helfen uns zwischenzeitlich mit Familien.

Zukünftig könnte das aber implementiert werden. Dann könnten Beziehungen zwischen zwei Personen A und B etwa der folgenden Art erfasst werden:

Als Effekt hätte man z.B.:

• Vererbung von Daten: Kinder würden, solange für sie keine eigene Adresse erfasst ist, die Adresse des Elternteiles erben, wenn Listen oder Etiketten hergestellt werden.
• Bei Umzügen einer Familie muss die Adresse nur einmal geändert werden.
• Aussagekräftige Einträge in den Listen insb. bei Partnern mit unterschiedliechen Nachnamen. Da würde z.B. ein entsprechender Verweis auf den Partner erscheinen.