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Aus den folgenden Komponenten sind die Datenverwaltungen sowohl für Gemeinden als auch für Tagungen aufgebaut:

1. Datenbank und Cronjob auf einem Server
2. Graphische Benutzeroberfläche (GUI)
3. Cloud (NextCloud)

Benutzer und Benutzerinnen erfasse und ändern die Daten über die graphische Benutzeroberfläche, kurz GUI. Auf dem Server werden durch den „Cronjob“ (ein zeitgesteuertes Programm) regelmäßig Adresslisten und eine Reihe weiterer Auswertungen hergestellt und in der Cloud gespeichert. Benutzer und Benutzerinnen können alle dies Auswertungen z.B. über einen Browser jederzeit anschauen, downloaden oder ausdrucken.

Die Komponenten im Einzelnen:

Von diesen beiden Komponenten bekommen Benutzer und Benutzerinnen in der Regel nichts direkt zu sehen. Trotzdem sind sozusagen der Kern der hier beschriebenen Datenverwaltung. Die Beschreibung hier dient interessierten Lesern und Leserinnen, kann aber getrost übergangen werden.

Die Daten werden in der ralationalen Datenbank PostgreSQL gespeichert. Diese Datenbank läuft auf einem externen Server und ist über das Internet zugänglich. In der Datenbank sind die Daten in verschiedenen Tabellen, z.B. für Personen, Gruppe/Rollen usw. gespeichert; dazu gibt es Relationen zwischen den Tabellen, so können z.B. Personen mehreren Gruppen angehören. Die Datenbank sorgt für jederzeit konsistente Daten und kümmert sich bei Bedarf um die die Möglichkeiten und Probleme, wenn mehrere Benutzer auf die Daten zugreifen oder sie ändern wollen.