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Manchmal sollen die TN für besondere Aktionen auf der Tagung, z.B. für einen Ausflug in die Stadt, in Gruppen eingeteilt werden. Dafür kann man in der DB die Felder, die eigentlich für WSs der Kategorie B, C und D vorgesehen sind, verwenden - natürlich nur, soweit es keine WSs dieser Kategorie gibt.

So kann man z.B. vier Gruppen mit den Namen Rot, Grün, Blau und Lila haben. Über die GUI unter Personen –> WS festlegen trägt man in das Feld WS B, WS C oder WS D entsprechend für jeden TN diese Gruppennamen ein, also Rot, Gründ, Blau oder Lila.

Der Effekt ist, dass in der Gesamtliste die Gruppennamen bei den TN erscheinen, und dass es für jede dieser Gruppen je eine TN-Liste gibt.

Es ist sinnvoll, solche Gruppennamen möglichst kurz und griffig zu wählen. Erstens ist es für die Erfassung einfacher, zweitens hat die entsprechende Spalte in der Gesamtliste nur eine geringe Breite.

Sollen die TN für Aufgaben auf der Tagung eingeteilt werden (Spülen, Putzen o.a.), so kann das über das Feld Aufgabe im Personen-Datensatz erfolgen.

Der Effekt ist, dass in der Gesamtliste diese Aufgabe in der entsprechenden Spalte erscheint.

Es ist sinnvoll, die Bezeichnungen solcher Aufgaben so kurz wie möglich zu wählen, nötigenffalls mit guten Abkürzungen. Sonst reicht der Platz in der Spalte der Gesamtliste nicht. Beispiele könnten sein:

Sowohl die Felder für WSs verschiedener Kategorien als auch das Feld für Aufgabe, aber auch andere Felder, z.B. das für Bemerkung, lassen sich im Prinzip auch für weitere Zwecke nutzen, die bei der Entwicklung der Programme nicht vorgesehen waren. Letztlich erscheinen alle Informationen, die man dort eingibt, auf der Gesamtliste und ermöglichen es so, die TN beim Empfang/Counter entsprechend zu informieren oder sonst einen Nutzen daraus zu ziehen.

Die DB bzw. der sogenannte Cronjob auf dem Server sorgend dafür, dass regelmäßig Auswertungen hergestellt und auf der NextCloud zum Download bereitgestellt werden.

Dafür gibt es für eine ganze Reihe von einzelnen Programmen, von denen jedes diesen Job für jeweils eine Auswertung erledigt. In der GUI sieht man diese Programme unter Verwaltung → Reg. Aufg. a. Liste. Darunter sind z.B.